送付状の書き方

書類の提出

就職活動をしていると企業へと書類や手紙をだす場面に多く遭遇します。
メール文化が根付いてしまっているため書類や手紙の出し方に不安を覚える方も多いと思います。
今回は書類を提出する際に必要となる送付上について説明します。

送付状とは

送付状とはこの封筒にどのような書類が入っているのかを相手に伝えるためのものです。
社会に出ると当たり前の存在ですが、学生のうちは接する機会もなく、送るべきなのか悩む人も多いと思います。
大手の企業などでは届く書類の数が多いので分けるのを簡略化するためにも送付状などは必要ないと明記してあるところもあります。
しかしそのような場合を除いては送付状を共に送ることが礼儀上正しいといえます。

送付状の内容

送付状には書類を届けたい相手についての情報、自分の情報、簡潔な挨拶文、添付資料の一覧を書き込むことが一般的です。
インターネット上に多くの送付状の例も載っていますので、参考にすると良いでしょう。
またwordなどの定型文の中にも送付状へと応用できるものがあるのでそれを利用すると良いでしょう。
一度送付状を作ったら、後はその都度担当者の名前や書類の内容を変えるだけで済みますので、保存して残しておくことをおすすめします。

簡潔な挨拶文では時候の挨拶を書き込むことが一般的です。
普段時候の挨拶などを書く機会は少ないと思いますので、間違えて恥ずかしい思いをしないよう、しっかりと調べてから使用しましょう。
またエントリーシートの提出などの場合は、説明会に参加していた場合、その感想を簡単に入れ込んでみるなど、自分らしさが出るような挨拶文を心かけましょう。
たとえば、説明会では充実した時間を過ごすことができ、御社への想いがより高まりましたというような企業に充てたメッセージを表現する場として活用すると良いのではないでしょうか。

送付状の注意

送付状はあくまでも提出書類の説明書きにすぎません。
Ａ４一枚で収まるよう、余白の使い方を工夫したり、行間を狭めるなどをしてください。
何よりも長すぎない簡潔な文章を心掛けるようにすると良いでしょう。
添付している書類が全部で何枚なのかを添付書類とともに明記すると親切です。

相手のことを考えて

就活ではこのように書類を送る機会が多くあります。
受け取る企業側のことを考えて、送り方にも少し工夫をすると良いでしょう。
書類は必ず折れないようなサイズの封筒に入れましょう。

封筒に入れる前にクリアファイルに書類を入れると、書類がまとまり、また雨などに濡れてしまった場合でも書類が無事に届く可能性が増えるため、この一工夫は大切です。
書類をまとめるためにクリップなどを利用する学生もいますが、受け取る側としては手間がかかるため、避けた方が良いかもしれません。
自分の想いと共に相手への誠意も送るつもりで臨むと良いでしょう。